1. Sobre este aviso y las partes responsables
Este aviso explica cómo NeighborEase trata información en su servicio de administración de asociaciones de Texas, incluido su sitio web y su aplicación web instalable. El servicio lo opera [NOMBRE LEGAL DEL OPERADOR], [DIRECCIÓN POSTAL COMERCIAL]. Solicitudes de privacidad: [CORREO DE PRIVACIDAD]. Soporte general: [CORREO DE SOPORTE]. Estos campos marcados esperan datos verificados; no son direcciones de contacto operativas. El estado de publicación y la fecha de vigencia aparecen encima del aviso.
Su HOA, LOA o POA decide normalmente qué documentos de la asociación se incorporan, para qué se necesitan y qué miembros reciben acceso. Para ese tratamiento dirigido por la asociación, el operador presta alojamiento y administración conforme a sus instrucciones. El operador determina por separado cómo gestiona autenticación, seguridad del servicio, facturación y sus propios documentos comerciales. La función jurídica depende de la actividad y de la ley aplicable; este aviso no sustituye un acuerdo exigible entre asociación y operador.
Pregunte a su asociación por sus prácticas sobre miembros, propiedad, reuniones y documentos exigidos por ley. Pregunte al operador por el tratamiento de cuentas, seguridad y servicio, o si necesita identificar al destinatario adecuado. El servicio se dirige a asociaciones de Texas. El acceso de un administrador desde otro país no significa que todos los usuarios estén sujetos a una misma ley de privacidad.
2. Procedencia de la información
Recibimos la información que proporciona al crear una cuenta, aceptar una invitación, utilizar funciones de la asociación o comunicarse con soporte. Los usuarios autorizados de la junta aportan datos de la asociación, miembros, inmuebles y acceso, incluso sobre personas que todavía no se han incorporado a la aplicación. Otros usuarios autorizados aportan contenido y referencias a usted en publicaciones o documentos. No es necesario completar todos los campos opcionales.
Navegadores, dispositivos y sistemas de alojamiento también proporcionan información necesaria para tramitar solicitudes, como direcciones IP, direcciones solicitadas, horas y datos ordinarios de conexión o errores. La autenticación y las acciones del servicio crean registros de seguridad, invitación, suscripción y auditoría. La aplicación actual no obtiene datos de redes publicitarias ni intermediarios de datos.
3. Información tratada por el servicio
Finanzas opcionales registra propiedades activas y tramos de precio, selecciones revisadas de suscripción de simulación, intervalos preferidos y solicitudes privadas de precio con mensajes y fechas; permisos financieros expresos y motivos; cargos anuales simulados con instantáneas de propiedad y miembro, importes y vencimientos; pagos parciales simulados, referencias de recibos, motivos de reversión y anulación, recordatorios privados y lectura, e historial relacionado. Permiten usar el registro de simulación y atender solicitudes de precio. No se mueve dinero ni se recogen credenciales reales de tarjeta o banco.
El Administrador de la comunidad designado puede registrar o cambiar cargos y transferir la administración. La asociación guarda al administrador designado por separado de los cargos. Estas acciones conservan en el historial la cuenta actuante, las membresías afectadas, los roles y cargos anteriores y nuevos, el motivo y la hora del servidor. Registrar un cargo no acredita por sí mismo una elección o nombramiento válido. Las copias personales incluyen la declaración original de la propia persona; las copias de asociación contienen el historial de gestión autorizado.
Quien crea una comunidad indica su cargo declarado en la junta y confirma expresamente su autorización para crear y administrar la comunidad de la asociación indicada. El historial de creación conserva el texto y la versión de la declaración, el idioma elegido, el cargo, la identidad de la persona, los datos de la asociación y la hora del servidor. Se registra su declaración; no se verifica de forma independiente su autorización, cargo ni propiedad.
Los registros de revisión arquitectónica incluyen títulos y descripciones, contacto del propietario, instantáneas del lote y dirección postal, archivos PDF e imágenes y sus versiones, nombramientos del comité y motivos de elegibilidad registrados, comentarios y referencias, decisiones, registros de avisos enviados externamente, recursos y audiencias, y avances de desarrollo. Sirven para la revisión de la asociación y un historial trazable. El servicio registra decisiones humanas; no determina el cumplimiento legal ni concede permisos de construcción.
Cuenta y seguridad: nombre, usuario, correo o identidad técnica de cuenta, identificadores, hash de contraseña con sal, hash de tokens de sesión e invitación, destinatarios y caducidad de invitaciones, hash de códigos de recuperación de un solo uso y su utilización, creación y caducidad de sesiones, intentos de autenticación y límites de solicitudes. Las claves de límites de autenticación y registro se derivan del usuario, correo electrónico y/o dirección IP; aplicar un hash no convierte en anónimo un registro vinculable.
Asociación e inmuebles: nombre y tipo de asociación, condado seleccionado de Texas, nombres y contactos de miembros, roles, verificación y suspensión, etiquetas y direcciones de inmuebles o lotes, vínculos de propiedad, y derechos y ponderaciones configurables para encuestas. El directorio de condados es información de referencia; seleccionar un condado no determina qué reglas jurídicas son aplicables.
Participación y contenido: propuestas y razones de revisión, elegibilidad y respuestas en encuestas informales, temas y respuestas del foro, moderación y motivos, horarios y enlaces de reuniones, borradores y órdenes del día publicados, actas, anuncios, documentos de texto, autores y fechas. La auditoría registra actor, acción, elemento afectado, hora y detalles pertinentes. Algunos detalles pueden contener el contenido presentado.
La administración del servicio también registra descripciones de solicitudes de datos, estados, motivos de revisión, copias autorizadas y descargas. Cuando se acepta un acuerdo vigente, el recibo registra identidad del representante, asociación, versión, hashes documentales y fecha. Las publicaciones preparadas actuales no pueden aceptarse.
Los registros de notificaciones incluyen identificadores y horas de eventos de la asociación, preferencias personales de correo e idioma por asociación y avisos marcados como leídos. La frecuencia es una preferencia guardada: esta versión no conecta un proveedor ni envía o acumula correos para un envío posterior.
Suscripción y soporte: plan, intervalo de facturación, estado de suscripción y acceso, identificadores de facturas simuladas, intentos y fechas de fallo, reintento o pago, además de lo que decida incluir en solicitudes de soporte o privacidad. La facturación actual es una simulación: la aplicación no recoge números de tarjeta, cuentas bancarias, códigos de seguridad ni pagos reales de Stripe. No introduzca estos datos en foros, documentos o mensajes de soporte.
4. Finalidades de uso
Usamos datos de cuenta y seguridad para autenticar usuarios, emitir y revocar sesiones, aceptar invitaciones, recuperar cuentas, investigar usos indebidos y prevenir solicitudes abusivas. Usamos datos de asociación e inmuebles para establecer el acceso permitido, administrar miembros y propiedad, determinar elegibilidad en encuestas informales e impedir respuestas duplicadas para un mismo inmueble o lote habilitado.
Tratamos participación y contenido para ofrecer foros, revisión de propuestas, preparación y publicación de reuniones, actas, anuncios y documentos, y mantener moderación e historial administrativo trazable. La suscripción permite administrar el plan y el acceso relacionado con pagos. La información de soporte y operación sirve para investigar problemas, responder solicitudes, mantener el servicio, crear copias, restaurar registros y atender obligaciones legales aplicables.
No usamos el servicio actual para vender datos personales, mostrar publicidad dirigida, entrenar modelos de inteligencia artificial ni decidir automáticamente la elegibilidad de personas para vivienda, crédito, empleo u otros servicios de importancia comparable. El recuento de una encuesta informal o una restricción de acceso por suscripción no se presenta como tal decisión. Una finalidad futura sustancialmente distinta se describirá antes de introducirla, obteniendo el consentimiento separado que corresponda.
5. Quién puede ver los datos de la asociación
Finanzas es privado. El Administrador de la comunidad y gestores financieros activos de Junta autorizados expresamente pueden consultar el registro de simulación; el cargo de Tesorero por sí solo no concede ese permiso. El propietario solo ve cargos y recibos autorizados por la asignación activa actual y la instantánea guardada del miembro, no saldos ajenos. Para simular un pago también necesita verificación. Una reasignación no muestra el cargo del titular anterior a ninguno de los dos; el gestor conserva el historial. Los detalles de solicitudes de precio solo están disponibles para el Administrador y el personal del operador autorizado a atenderlas, no para la comunidad. Los recordatorios aparecen solo en la bandeja autorizada del destinatario, comprobando de nuevo el acceso; no se envía correo de recordatorio ni de solicitud.
El borrador arquitectónico inicial y sus archivos son privados del solicitante. Tras enviarlo, el solicitante, la junta autorizada y los revisores actualmente nombrados pueden acceder a la solicitud enviada y sus archivos históricos. Las nuevas correcciones y archivos siguen privados hasta volver a enviarse. Los demás miembros no reciben esas solicitudes. El acceso operativo autorizado y las copias cifradas pueden incluir borradores, archivos e historial conservados. Los archivos comparten un límite de 100 MiB por asociación con la biblioteca, incluidos los conservados; se descargan como adjuntos y el servicio actual no los analiza en busca de malware.
Usuarios autorizados de la junta administran miembros e inmuebles de su asociación y consultan su auditoría. Otros miembros activos reciben contenido permitido por su rol. El espacio actual de miembros ordinarios omite los correos de otros miembros y oculta sus direcciones exactas y vínculos de propiedad; puede mostrar nombres, etiquetas de inmuebles, condados, ponderaciones y participación. Sus propios datos pertinentes siguen visibles para usted. Pertenecer a otra asociación no da acceso a los datos de esta.
Las preferencias personales de notificación y marcas de lectura no se muestran a la junta mediante esta función ni en una copia de la asociación. Los avisos requieren acceso actual y omiten borradores privados y contenido moderado. Su copia personal incluye sus propias preferencias y marcas de lectura guardadas.
Las encuestas informales son transparentes, identificadas y no vinculantes. Las respuestas registradas se vinculan a un miembro y a un inmueble o lote; los participantes con acceso permitido pueden recibir esos registros. No suponga que su respuesta es anónima, confidencial frente a otros participantes o un voto secreto. No se ofrecen elecciones oficiales, secretas ni jurídicamente vinculantes.
Los borradores del orden del día y sus metadatos de edición se restringen a la junta. Los órdenes del día publicados, actas, foro, anuncios y documentos compartidos están disponibles para usuarios permitidos mientras exista acceso normal a la asociación. Editar un borrador de reemplazo no retira el orden del día previamente publicado. Los destinatarios pueden copiar, descargar o capturar lo que ven; el servicio no puede impedir toda comunicación posterior.
Cuando una asociación se desactiva por impago, sus miembros no disponen de una versión de solo lectura del contenido. La junta activa conserva el área restringida de recuperación de facturación. La suspensión individual es independiente. Estas restricciones no cancelan derechos de privacidad ni obligaciones de la asociación de proporcionar documentos mediante un procedimiento lícito adecuado.
6. Proveedores y otras comunicaciones
Stripe es un proveedor previsto para un futuro flujo de pagos habilitado, no un procesador conectado en esta versión. Antes de activarlo deben identificarse acuerdos, datos compartidos y funciones reales en el aviso y contratos. Se prevé una interfaz segura del procesador para los datos de pago, la cuenta conectada de la propia Asociación y su banco verificado de destino. NeighborEase podría recibir entonces referencias, importes, comisiones y estados de liquidación o abono para seguimiento autorizado. La verificación de identidad, prevención de fraude y procesamiento normativo o bancario pueden involucrar a Stripe y sus proveedores conforme a sus avisos. Los registros actuales de simulación no significan que esas comunicaciones o transferencias hayan empezado; no deben introducirse tarjetas completas ni credenciales bancarias en formularios o mensajes ordinarios.
La instalación actual utiliza un servidor OVHcloud, un proxy inverso y la aplicación y base de datos del servicio. El proveedor de alojamiento, administradores autorizados de infraestructura y personal autorizado de desarrollo o soporte pueden tratar las categorías anteriores cuando sea necesario para alojar, mantener, proteger o restaurar el servicio. El acceso de desarrollo o soporte puede realizarse desde Alemania. Entidad contratada y país o región del servidor y copias: [ENTIDAD Y UBICACIÓN DE ALOJAMIENTO VERIFICADAS]. No se deduce la ubicación de una dirección IP ni de una marca.
Los usuarios de la asociación reciben información conforme a la sección 5. Un asesor profesional, autoridad competente u otro destinatario puede recibirla cuando resulte necesario para obligaciones legales, reclamaciones, investigaciones autorizadas o protección de personas y del servicio, sujeto a las restricciones aplicables. Si cambia la propiedad del servicio, cualquier transferencia necesaria debe respetar la ley y los compromisos aplicables; este aviso no autoriza vender documentos de la asociación sin restricciones.
La aplicación actual no integra publicidad, analítica, pagos reales, correo automático ni grabaciones de reuniones. Enlaces de Zoom, Teams, fuentes jurídicas y otros sitios llevan a servicios independientes; abrirlos expone la solicitud a ese servicio conforme a su aviso. Guardar un enlace de reunión no nos da acceso a las grabaciones del proveedor. Los nuevos proveedores de pagos o comunicaciones se identificarán, junto con los datos implicados, antes de utilizarlos.
7. Cookies, almacenamiento local y PWA
La cookie esencial cvt_session mantiene la sesión hasta ocho horas. Usa HttpOnly y SameSite=Lax, además de Secure en la instalación pública HTTPS. Cerrar sesión la invalida; cambiar o recuperar la contraseña revoca las sesiones existentes de esa cuenta. La caducidad no elimina la cuenta ni los documentos de la asociación. Bloquear la cookie impide el uso normal con sesión iniciada.
El almacenamiento local recuerda el idioma en cvt-language y el identificador de asociación seleccionado en cvt-tenant. Estas preferencias no sustituyen una comprobación de autorización del servidor. Puede eliminarlas en la configuración de datos del sitio de su navegador; la aplicación podrá volver entonces al idioma o asociación predeterminados.
El service worker de la PWA solo guarda iconos públicos y el manifiesto público. No proporciona copias sin conexión de páginas privadas, respuestas API o documentos de la asociación. Las respuestas privadas usan instrucciones no-store. El dispositivo puede conservar historial ordinario, descargas y capturas. La aplicación actual no solicita cámara, micrófono ni geolocalización del dispositivo y no instala cookies publicitarias.
8. Seguridad y copias de respaldo
Las medidas incluyen HTTPS público, hash de contraseñas con sal, hash de tokens y códigos de recuperación, controles de rol y asociación, cookies de sesión protegidas, comprobación del origen, límites de solicitudes y despliegue restringido. Los administradores autorizados pueden acceder a los datos almacenados. El servicio no está cifrado de extremo a extremo y no afirma que la base de datos activa esté cifrada en reposo. Ninguna medida elimina todos los riesgos.
Las copias programadas diarias se cifran y se comprueba su restauración. Se conservan catorce instantáneas programadas cifradas en el mismo servidor; si falla alguna ejecución pueden abarcar más de catorce días naturales. Existen instantáneas separadas previas a actualizaciones protegidas por permisos del servidor, que actualmente no cifra ese proceso ni incluye en la rotación de catorce. Las copias cifradas pueden contener cuentas, autenticación y documentos de la asociación. Los archivos temporales sin cifrar se eliminan tras comprobar la copia programada.
Actualmente no existe copia separada fuera del servidor. Su pérdida o compromiso puede afectar aplicación, instantáneas y clave de cifrado. Ante incidentes con datos personales, las partes responsables evaluarán y realizarán las notificaciones exigidas por la ley; no se promete avisar a todos los usuarios de cada evento de seguridad. Informe de posibles usos indebidos sin enviar contraseñas, códigos de recuperación ni datos sensibles innecesarios.
9. Conservación y eliminación
La información de cuentas, miembros y asociación se mantiene para el servicio autorizado, revisando su eliminación tras una solicitud verificada de cierre o privacidad. La revisión considera finalidad, instrucciones de la asociación, obligaciones de conservación, reclamaciones pendientes y derechos ajenos. Actualmente la eliminación requiere un proceso manual autorizado; no es automática por suspensión, impago o cierre de sesión. Las copias personales y de la asociación pueden solicitarse en Cuenta y servicio, revisarse y descargarse por la persona autorizada como instantáneas JSON. No se ofrece eliminación de toda la cuenta de autoservicio ni un plazo universal de borrado automático. No se promete archivo indefinido.
Las sesiones dejan de autorizar acceso tras ocho horas y se eliminan al cerrar sesión, cambiar o recuperar contraseña, o mediante limpieza posterior de sesiones caducadas. Los contadores de fallos utilizan una ventana de quince minutos y se eliminan mediante limpieza de autenticación posterior. Las invitaciones caducan a los siete días; reemitirlas o consumirlas invalida el enlace. Los registros utilizados de invitación y recuperación pueden permanecer hasta mantenimiento autorizado; caducidad no garantiza borrado físico inmediato.
Las instantáneas cifradas programadas rotan como se explica anteriormente. Las instantáneas previas a actualizaciones no tienen límite automático de catorce. Por ello, una eliminación verificada debe evaluarse respecto de datos activos, auditoría y conservación de instantáneas. Restaurar una copia no debe revertir eliminaciones que legalmente deban seguir siendo efectivas. Obligaciones documentales, preservación, litigios, prevención del fraude o derechos ajenos pueden exigir conservación limitada; debe evaluarse el motivo concreto.
Las asociaciones deben conservar sus documentos oficiales independientemente. Un representante autorizado puede solicitar su recuperación al operador incluso durante la suspensión del servicio, sujeto a comprobaciones de identidad, autoridad, confidencialidad y preservación. Las solicitudes individuales de documentos de la asociación deben dirigirse también a esta; pagar la suscripción no es condición para ejercer un derecho legal a documentos.
10. Cómo presentar una solicitud de privacidad
Envíe la solicitud a [CORREO DE PRIVACIDAD] o por correo postal al domicilio del operador en la sección 1. Esos contactos marcados deben completarse y funcionar antes de activar este aviso para clientes. Los miembros que ya ingresaron pueden usar Cuenta y servicio para solicitar copias, correcciones o eliminación de datos de esa asociación y seguir su historial. Los miembros suspendidos conservan acceso a sus propias solicitudes personales; las copias completas exigen autoridad actual como miembro activo de la junta. Registrar una solicitud no corrige ni elimina datos por sí solo. No debe contratar una suscripción ni crear una cuenta nueva para presentar una solicitud.
Identifique la cuenta o asociación, el derecho o corrección solicitados y un medio de respuesta. No envíe contraseñas, códigos de recuperación ni un documento completo de identidad con la solicitud inicial. Podemos pedir datos proporcionados para verificar identidad, documentos afectados y autoridad de representantes antes de revelar o cambiar información personal. Las solicitudes sobre documentos dirigidos por la asociación pueden requerir coordinación con ella; el operador atiende su propio tratamiento. No se debe ignorar una solicitud porque el acceso normal esté restringido.
Según la ley aplicable, los derechos pueden incluir confirmación y acceso, corrección, eliminación, copia portable y oposición a venta, publicidad dirigida o perfiles significativos pertinentes. Actualmente no se realiza ninguna de esas tres actividades de oposición. Derechos y exenciones dependen de la persona, actividad y entidad; no se presume cobertura ni exención universal de la Texas Data Privacy and Security Act.
Cuando dicha ley sea aplicable, se responde sin demora indebida y dentro de 45 días; cabe una extensión de otros 45 días justificada legalmente y explicada dentro del plazo inicial. Una negativa incluye motivos e instrucciones de recurso. Al menos dos solicitudes pertinentes anuales son gratuitas; las excepciones permitidas requieren justificación. Ejercer derechos aplicables no origina represalias.
11. Recursos y reclamaciones
Para recurrir una negativa, escriba al contacto de privacidad con “Recurso de privacidad”, la referencia de la decisión y sus motivos de desacuerdo. Cuando la Texas Data Privacy and Security Act sea aplicable, se comunica una explicación escrita dentro de 60 días. Si se desestima, la respuesta incluye el mecanismo de reclamación de la Fiscalía General de Texas. La orientación oficial enlazada también incluye una vía de reclamación de consumidores.
Otras leyes aplicables pueden otorgar derechos, plazos o vías ante autoridades adicionales. Los términos y este aviso no eliminan derechos irrenunciables. No se afirma que el RGPD se aplique a todos los residentes de Texas solo porque haya soporte desde Alemania, ni que una exención de la asociación se extienda automáticamente al operador.
12. Adultos e información sensible
El servicio se dirige a representantes y miembros invitados de al menos 18 años. No está dirigido a menores. No los invite ni introduzca deliberadamente sus datos. Si cree que se han presentado datos de un menor, contacte al operador para evaluar acceso, eliminación y cualquier preservación o consentimiento exigidos.
No presente números de Seguro Social, documentos de identidad, credenciales bancarias, tarjetas completas, datos de salud, identificadores biométricos, información migratoria u otros datos sensibles innecesarios. Los campos libres no detectan automáticamente todas las categorías sensibles. No los utilice como archivo protegido por secreto abogado-cliente. La ausencia de una función diseñada para datos sensibles no elimina el riesgo de contenido pegado por un usuario ni las obligaciones legales de las partes.
13. Cambios, idioma y vigencia
Publicaremos una versión fechada cuando se verifiquen identidad, contactos y operación del servicio y se active el aviso. Los cambios sustanciales se comunicarán por un medio disponible apropiado antes de iniciar una nueva finalidad, con consentimiento cuando proceda. El aviso actual no autoriza pagos ni implica consentimiento para finalidades ajenas.
El inglés es el original. El español es una traducción no oficial para facilitar la lectura; ambos se interpretan respetando derechos irrenunciables. La versión y fecha identifican el documento y su comprobación factual y de fuentes, no una aprobación de abogado, certificación o garantía de cumplimiento jurídico.